Dans un contexte de tension budgétaire et de nécessité à trouver des marges de manœuvre sur le budget des personnels, le pilotage des effectifs devient un enjeu stratégique pour les collectivités territoriales. Et pourtant, de nombreux employeurs publics peinent encore à articuler efficacement trois outils fondamentaux : le tableau des effectifs, le tableau des postes, et les délibérations de création d’emplois.
Trois outils différents… mais trop souvent confondus
Le tableau des effectifs est essentiellement budgétaire. Il détermine le nombre d’emplois par grade autorisés par l’organe délibérant.
Le tableau des postes (ou référentiel des postes) est un outil interne de gestion : il identifie les postes réellement pourvus ou vacants, leur localisation, les missions associées, et leur affectation.
Les délibérations de création, transformation ou suppression d’emplois sont la base juridique de l’existence des postes.
Des conséquences directes sur la masse salariale
Mauvais alignement entre tableau des effectifs et tableau des postes = risque de dérive budgétaire.
Postes budgétés mais non pourvus,
Recrutements hors cadre de la délibération,
Déséquilibre entre masse salariale théorique et réelle…
Le pilotage des effectifs est intimement lié à celui de la masse salariale. Un tableau des postes bien tenu permet de simuler les coûts, d’anticiper les départs, et d’adapter les recrutements aux besoins réels du service.
Nos recommandations
Faire le lien systématique entre délibérations, tableau des effectifs et référentiel des postes.
Mettre en place un outil partagé entre la DRH, les directions opérationnelles et les finances pour visualiser les postes occupés, vacants, gelés, ou à supprimer.
Analyser les écarts entre effectif budgétaire et effectif réel (taux de vacance, taux de couverture des emplois).
Articuler pilotage des effectifs et GPEC : les créations d’emplois doivent s’appuyer sur une logique de besoin, de projection, pas uniquement de remplacement.
Professionnaliser les pratiques : les délibérations doivent être précises, motivées, et mises à jour en cohérence avec l’évolution des organisations.
Chez Florian GLAY Conseil, nous accompagnons les collectivités dans la mise en place d’un pilotage stratégique des effectifs : audit du tableau des effectifs, accompagnement à la mise en place d’un tableau des postes, sécurisation des actes, et lien avec le pilotage de la masse salariale.
