1 - Une obligation statutaire
Le dossier individuel est au cœur de la gestion administrative des agents publics. L’article L137-1 du Code général de la fonction publique (CGFP) impose à chaque employeur public de constituer, dès le recrutement, un dossier exhaustif, organisé et continu, regroupant toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’agent.
Ce dossier a une double fonction :
- outil de gestion RH, permettant de suivre l’ensemble de la carrière ;
- garantie statutaire, assurant à l’agent la traçabilité de ses droits et la possibilité d’exercer son droit d’accès.
2 - La composition du dossier
Aucune liste exhaustive n’est fixée par les textes. Les circulaires (notamment FP n°1430 du 5 octobre 1981 et la note d’information du 10 janvier 2014) invitent à distinguer trois catégories de documents :
- Les éléments permanents : ceux qui retracent durablement la situation administrative (arrêtés de nomination, avancement, contrats, décisions relatives à la rémunération, entretiens professionnels, pièces de retraite, etc.)
- Les éléments temporaires : documents utiles à un moment donné mais sans intérêt durable (attestations de scolarité, demandes de congés, justificatifs de SFT…).
- Les pièces interdites : toute mention portant atteinte aux droits fondamentaux de l’agent (opinions politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques), ainsi que les documents médicaux contenant un diagnostic ou des éléments de santé.
3 - Dossier administratif vs dossier médical : ne pas confondre
Depuis le décret n°2022-1434 du 15 novembre 2022, un dossier médical en santé au travail est tenu sous la responsabilité exclusive du médecin du travail.
Les services RH ne doivent jamais détenir de documents mentionnant la pathologie de l’agent (examens, diagnostics, protocoles thérapeutiques…).
Seuls peuvent figurer au dossier administratif les conclusions administratives (aptitude, congés maladie, avis du conseil médical) nécessaires à la gestion des droits statutaires.
4 - Tenue et classement
L’article R137-2 du CGFP permet la gestion du dossier sur support papier ou électronique.
Quelle que soit la forme choisie, chaque pièce doit être enregistrée, numérotée et classée. L’administration doit pouvoir démontrer la continuité du dossier, condition essentielle en cas de contentieux disciplinaire ou indemnitaire.
5 - Droit d’accès et de rectification : un droit fondamental
L’agent peut consulter son dossier à tout moment, sans motivation particulière. Il peut également demander :
- la rectification ou le retrait d’une pièce inexacte ou illégale ;
- la communication de copies, à l’exception du bulletin n°2 du casier judiciaire.
Un refus implicite au-delà d’un mois peut être contesté devant la CADA, puis devant le juge administratif.
